Działalność stowarzyszeń podczas pandemii COVID-19
Trwająca już od ponad 10 miesięcy pandemia COVID-19 nie tylko wpływa na nasze codzienne życie, ale utrudnia funkcjonowanie korporacyjnych osób prawnych, w tym stowarzyszeń, które działają dzięki aktywności swoich członków. Aktywność ta na gruncie formalnym wyraża się w decyzjach podejmowanych kolektywnie podczas posiedzeń organów tych organizacji społecznych. Zwykle jednak udział w spotkaniach organów kolegialnych wiąże się z osobistymi interakcjami ich członków i kontaktem, który może w obecnych warunkach prowadzić do zarażenia.
Aby umożliwić stowarzyszeniom podejmowanie decyzji mimo stanu pandemii i zminimalizować ryzyko rozprzestrzeniania się wirusa SARS-CoV-2, ustawodawca wprowadził szczególne rozwiązania na gruncie uchwalonej 9 kwietnia 2020 r. ustawy o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2. Ustawa ta wprowadziła do Prawa o stowarzyszeniach przepisy umożliwiające w czasie wprowadzenia stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii podejmowanie przez ich organy uchwał przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Ze względu na trwanie stanu zagrożenia epidemiologicznego oraz perspektywę przedłużenia tego stanu na cały obecny rok (ze względu na długi czas niezbędny dla zaszczepienia wszystkich obywateli), omówimy krótko jakie możliwości dała stowarzyszeniom ww. ustawa.
Na wstępie jednak wskazać należy, iż jeszcze przed wprowadzeniem stanu zagrożenia epidemicznego dopuszczalne było zorganizowanie pracy zarządu oraz rady nadzorczej (komisji rewizyjnej) stowarzyszenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, jeśli przewidywał to statut stowarzyszenia lub wprowadzony na jego podstawie regulamin. Nie było natomiast jasne, czy dopuszczalne było przeprowadzanie w takiej formie również walnych zebrań członków stowarzyszenia. Część sądów rejestrowych odmawiało akceptacji statutów zawierających postanowienia w tym względzie, inne natomiast aprobowały takie rozwiązania. Jest to istotne, gdyż przewidziane w ww. ustawie z 9 kwietnia 2020 r. rozwiązania dotyczące funkcjonowania stowarzyszeń mają mieć zastosowanie jedynie w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii. Rodzi się zatem pytanie, czy również po ustaniu stanu zagrożenia epidemicznego dopuszczalne będzie organizowanie walnych zebrań członków on-line (tzw. walnych internetowych). Z uwagi na złożoność problematyki, w tym wpisie skupimy się na zagadnieniach związanych z wykorzystaniem – dla uniknięcia ryzykownych w warunkach epidemii kontaktów osobistych – środków komunikacji elektronicznej w pracach zarządów (oraz rad nadzorczych) stowarzyszeń, a dopiero w kolejnym wpisie szerzej omówimy problem tzw. walnych internetowych.
Ustawa z kwietnia 2020 r. dopuściła, niezależnie od tego, czy i jak sprawę tę regulował statut stowarzyszenia, podejmowanie przez zarząd lub radę stowarzyszenia uchwał bez konieczności odbycia spotkania – tj. poza posiedzeniami z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Nawet zatem jeśli wcześniej w stowarzyszeniu nie stosowano tej formy podejmowania uchwał, obecnie jest to możliwe. Jedynym warunkiem jest uzyskanie zgody wszystkich członków danego organu co najmniej w formie dokumentowej, tj. np. w wiadomości SMS, w mailu, a także w formie pisemnej.
Na mocy ustawy dopuszczalne stało się również uczestnictwo w posiedzeniu władz stowarzyszenia (w szczególności zarządu i rady nadzorczej) przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Aby wykorzystać tę formę, konieczne jest wskazanie takiej możliwości w zawiadomieniu o zebraniu oraz zawarcie w nim dokładnego opisu sposobu uczestnictwa i wykonywania prawa głosu.
Aby ważne i skuteczne było głosowanie podczas takiego zdalnego posiedzenia (posiedzenia on-line) należy zapewnić „co najmniej”:
– transmisję obrad posiedzenia w czasie rzeczywistym,
– dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym, w ramach której członek władzy stowarzyszenia może wypowiadać się w toku obrad,
– możliwość wykonywania osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku posiedzenia.
Posiedzenie nie może zatem odbywać się poprzez wymianę maili, bo forma ta nie umożliwia komunikacji „w czasie rzeczywistym”. Właściwe będzie natomiast zastosowanie popularnych obecnie platform Zoom, Microsoft Teams lub Skype, bądź dedykowanej aplikacji do przeprowadzania posiedzeń i głosowań on-line. Powtórzyć jednak należy, że odbywanie posiedzeń online (obwarowane surowszymi wymogami), odróżnić należy od samego podejmowania uchwał w formie elektronicznej (np. przy wykorzystaniu email) – bez odbywania posiedzenia, o czym pisaliśmy powyżej.
Istnieje potrzeba zagwarantowania, by w posiedzeniu organu wzięły udział osoby będące jego członkami (ewentualnie inne osoby, których udział dopuszcza statut) – a zatem konieczne jest zweryfikowanie tożsamości osób w nim uczestniczących i oddających głos. W przypadku Zarządu i Rady, a także transmisji obrazu i dźwięku, nie powinno nastręczać to trudności, bowiem przyjąć można, że członkowie tych organów się znają i mogą ustalić swoją tożsamość w ramach transmisji audio-video. Jak zostanie omówione w kolejnym wpisie, nie jest to już takie łatwe w przypadku obrad Walnych Zebrań, szczególnie jeśli stowarzyszenie zrzesza wielu członków.
Konieczne jest też zwrócenie uwagi na problem głosowań tajnych – wymaganych niekiedy przez statut (np. w sprawach osobowych). Standardowe platformy umożliwiające wideokonferencje zwykle nie zawierają mechanizmów pozwalających na przeprowadzenie tego typu głosowania i niezbędne jest posłużenie się innym narzędziem informatycznym, co w samo sobie jest kłopotliwe, gdyż wymaga równoczesnego obsłużenia odrębnego oprogramowania. Niestety większość z takich programów (systemów ankietowych) nie daje gwarancji weryfikowalności i rozliczalności głosowania tajnego i polegać jedynie można na domniemaniu, że prezentowany przez nie wynik jest prawidłowy. Najpewniejszym, ale bardziej kosztownym rozwiązaniem problemu głosowań tajnych, jest wykorzystanie aplikacji dedykowanej do posiedzeń online, która jednocześnie obsłuży takie posiedzenie dając możliwość dwustronnej komunikacji oraz zapewni wymagany standard głosowań tajnych.
To jedynie ogólny opis problematyki odbywania posiedzeń organów stowarzyszeń w trybie zdalnym (online). Dla pogłębienia wiedzy w tym względzie, ewentualnie zasięgnięcie porady rozwiązującej specyficzny problem Państwa organizacji, zapraszamy do kontaktu mailowego.
dr Jan Lipski, radca prawny
