Portal Rejestrów Sądowych- kilka uwag po pięciu miesiącach funkcjonowania
Lipcowa nowelizacja Ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym (dalej: Ustawa o KRS) dokonała sporej rewolucji postępowania przed sądami rejestrowymi, narzucając podmiotom wpisanym do rejestru przedsiębiorców elektroniczny tryb składania i rozpatrywania wniosków. Jak te zmiany funkcjonują w praktyce?
Zgodnie ze znowelizowanym art. 19 ust. 2 Ustawy o KRS wnioski składane do KRS wnosi się za pośrednictwem systemu teleinformatycznego – czyli poprzez Portal Rejestrów Sądowych (dalej: PRS). Składanie wniosków przez PRS dotyczy podmiotów wpisanych do Rejestru Przedsiębiorców KRS, co nie wyklucza skorzystania z tego trybu również przez np. stowarzyszenia, fundacje, spółdzielnie i inne podmioty niewpisane do Rejestru Przedsiębiorców (podmioty te mają swobodę wyboru między tradycyjną a elektroniczną formą składania wniosków). Deklarowanym przez ustawodawcę celem ww. zmian było przyspieszenie oraz ułatwienie postępowania rejestrowego. Mimo że sam pomysł na składnie wniosków elektronicznie należy uznać za trafny, to – jak pokazała praktyka – jego wdrożenie pozostawia dużo do życzenia.
Konto w Portalu Rejestrów Sądowych
Samo założenie konta w PRS jest dla przeciętnego użytkownika komputera stosunkowo proste – wystarczające jest wpisanie podstawowych danych i hasła, natomiast dla części podmiotów przeszkodą może być konieczność dysponowania podpisem elektronicznym: zaufanym, kwalifikowanym lub e-dowodem. Podpis elektroniczny jest niezbędny nie tylko na etapie zakładania konta, ale wymagany jest też dla złożenia wniosku, bez względu na to, czy składa go samodzielnie podmiot, którego ten wniosek dotyczy, czy też pełnomocnik. PRS umożliwia udostępnienie wniosku, pisma do podpisu osobie/om, które zobligowane są do jego złożenia przez właściwe przepisy, np. wszystkim członkom zarządu spółki. Operacja udostępnienia do podpisu jest szybka oraz umożliwia złożenie wielu podpisów bez konieczności gromadzenia wszystkich osób przed jednym urządzeniem. Konieczne jest natomiast, aby wszystkie osoby podpisujące wniosek w tym trybie miały założone konta w PRS i dysponowały podpisem elektronicznym, a także techniczną możliwością jego złożenia.
Oszczędność czasu
Składanie wniosków w formie elektronicznej powinno skrócić czas wypełniania wniosku, ponieważ PRS w zależności od przekazywanych mu informacji w sposób responsywny kieruje procesem wypełniania formularzy, wymagając podania tylko niezbędnych informacji. Rodzaj wniosku jest generowany w zależności od potrzeb i dostosowany do określonej sprawy. Oszczędza to czas na wypełnienie często wielu druków i rubryk, co miało miejsce przed nowelizacją. Wnioskodawca nie musi wykonywać też charakterystycznych przekreśleń, co zmniejsza ryzyko pomyłki w tym zakresie.
Łatwiejsze dołączanie załączników
Można też stwierdzić, że system po części ułatwił czynności związane z dołączaniem załączników do wniosku. Dokonuje się tego aktualnie w PSR poprzez wczytanie do systemu skanów właściwych dokumentów w sekcji „Załączniki”. W przypadku składania wniosku przez pełnomocnika załączniki takie powinny zostać poświadczone przez niego za zgodność z oryginałem, przy czym wymagania w zakresie właściwej formy tego poświadczenia dopiero kształtują się w praktyce. Zdarza się np. że mimo poświadczenia przez pełnomocnika (adwokata/radcę prawnego) dołączonych do wniosku załączników (co w innych sprawach akceptowane jest przez sądy rejestrowe), referendarz wzywa do przesłania do sądu ich oryginałów. Podkreślić zarazem należy, że jeżeli wniosek za pośrednictwem PSR składa przedsiębiorca samodzielnie (bez profesjonalnego pełnomocnika), to niezależnie od złożenia elektronicznie skanów załączników jest on zobowiązany do przesłania ich oryginałów do Sądu.
Pozostałe ułatwienia
Istotnym ułatwieniem organizacyjnym jest natomiast dokonana po pewnych perturbacjach integracja KRS z Centralnym Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych (CREWAN), umożliwiająca w wielu przypadkach wskazanie samego numeru aktu notarialnego zamiast składania go jako załącznika do wniosku.
Postępowanie istotnie przyspiesza fakt prowadzenia całości korespondencji pomiędzy wnioskodawcą a sądem za pośrednictwem PRS, dzięki czemu odpadła konieczność oczekiwania na tradycyjne doręczenia za pośrednictwem poczty. Zauważyć zarazem trzeba, że jak dotąd w praktyce Kancelarii NLK po wprowadzeniu PRS nie dostrzegliśmy, aby skróceniu uległ czas oczekiwania na rozpatrzenie wniosku o wpis. Być może wynika to z tego, że pracownicy sądów uczą się jeszcze nowego systemu oraz tego, że jest on stale poprawiany.
Działa, ale z problemami
Niestety, system informatyczny obsługujący PRS nie jest pozbawiony błędów i zdarza się, że wprowadzony już do systemu wniosek „znika”, pomimo wcześniejszego zapisania go w wersji roboczej, co wymusza powtórne jego wypełnianie. Proces składania wniosku nie jest w pełni intuicyjny, nie chroni też przed pomyłkami wynikającymi z nieznajomości interfejsu użytkownika – może on np. doprowadzić niedoświadczonego wnioskodawcę do niezamierzonego wysłania wniosku z pominięciem koniecznego przecież etapu jego elektronicznego podpisania. Problemy techniczne występują niekiedy na etapie podpisywania załączników podpisem elektronicznym i wprowadzania tak podpisanych dokumentów do PRS. System nie akceptuje też wszystkich deklarowanych w instrukcji użytkownika systemu formatów plików. Nie był on też przygotowany organizacyjnie do zarządzania szeregiem problemów praktycznych wynikających z elektronizacji postępowania, a związanych np. ze zmianą pełnomocnika w toku postępowania, czy wewnętrznym powiązaniem wniosków (skarg na orzeczenie referendarza, apelacji) dotyczących tych samych spraw. Warto zarazem zauważyć, że system jest na bieżąco aktualizowany i usprawniany, a usterki z czasem usuwane.
Elektronizacja procedury składania wniosków do KRS niewątpliwie ma charakter przełomowy i wierzyć należy, że docelowo pozytywnie wpłynie na praktykę funkcjonowania KRS i sprawność rejestrowania zmian danych o przedsiębiorcach i innych podmiotach wpisanych do KRS. Wydaje się jednak, że dla osób sporadycznie składających wnioski do KRS, w szczególności przedsiębiorców chcących samodzielnie zrealizować obowiązek rejestracyjny, złożenie wniosku za pośrednictwem PRS będzie dużym wyzwaniem.
(oprac. aplikantka adwokacka Klaudia Boniec, dr Jan Lipski, radca prawny)
